Comment mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie ?
La dématérialisation des bulletins de paie est une opération encadrée par la loi, et s’inscrit dans le cadre d’une mutation vers le numérique de l’organisation RH. Le but étant de faire des économies, la dématérialisation des bulletins de paie doit respecter un certain nombre de procédés.
La protection des données
La dématérialisation constitue un enjeu important pour les entreprises. Elle doit garantir une protection stricte des informations personnelles. D’ailleurs, la valeur légale de ce document dépend étroitement de son intégrité totale. Ce document numérique contient toutes les données sur l’employeur, de son identification jusqu’au montant de ses cotisations sociales en passant par le salaire, les heures supplémentaires et bien d’autres.
La confidentialité
Le bulletin de paie une fois dématérialisé, est remis à son destinataire dans des conditions de sécurité. Ceci permet de garantir la confidentialité des informations contenues dans le document. Dans la pratique de la dématérialisation de la fiche de paie, l’entreprise peut le faire parvenir à l’employé par courriel sécurisé, sous forme de fichier non modifiable. Ce document numérique n’est crédible que s’il est à l’abri d’éventuels piratages ou de tout autre moyen d’appropriation illégale des données.
La disponibilité
Lors de l’élaboration d’un processus de paie numérique, l’employeur doit garantir à chacun de ses employés, une accessibilité durant 50 ans, et jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge de 75 ans. En cas de rupture du contrat avec l’entreprise en charge de la gestion de ce service, le salarié devra être informé au moins trois mois avant. Ce délai permettra à l’employé de récupérer les documents numériques contenus dans l’espace de stockage. La dématérialisation des bulletins de paie est alors une nouvelle culture dans la gestion globale de l’entreprise.
En outre, l’employeur a l’obligation de rendre les bulletins de paie numérisés accessibles à ses salariés à tout moment. Il peut aussi les rendre disponibles à travers une plateforme professionnelle.
